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档案体系建设
发布时间:2018/6/15    浏览:15145次






档案管理制度


哪些单位需要建立档案管理制度


☑ 建立2-5年的新公司                                                                                

☑ 公司成立时间早,但一直没有档案管理制度

☑ 有自己的档案管理制度,但不实用

☑ 没有专人管理档案,行政兼职管理

☑ 档案管理混乱,无从下手

☑ 公司发展需要,以前的管理模式无法跟上公司的发展节奏

☑ 由于档案管理的疏忽,导致档案资料的损坏或遗失

☑ 领导重视,重新规划档案管理

☑ 达标升级




档案管理制度的内容

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我公司某合作客户前期档案管理存在的主要问题


(1)无规范的档案管理制度,档案管理无据可依

现阶段,公司没有规范的档案管理制度,必造成档案管理无据可依,管理混乱,管理难度大,不知头绪。公司虽有档案管理制度,但制度不规范,缺少很多重要的内容,比如档案分类方案、档案整理规范,制度看似完整,但很多都是无用的、空洞的套话,而且制度里面的管理概念不清晰,将档案管理复杂话了。除此之外,很多表单不规范,这必然会给档案管理带来很多隐蔽的风险。

档案管理制度是公司管理档案的基础与依据。档案制度的不科学性,将会导致档案整理造成重复劳动,后续会花费更多的人力物力。而规范的档案管理制度是一个公司无形的资产,是公司的后勤保障体系中的一部分,同时也能为公司创造无形的价值。

(2)档案资料混乱

公司现有的档案资料混乱,没有进行分类归档,查询利用困难,存在遗失宝贵档案的风险。而且很多部门的档案已经出现发霉的现象,这必然会对档案造成极大的风险。主要的原因有:第一,档案库房不能满足实际需要;第二,部门档案管理领导及档案员的档案意识不强,公司缺少相应的档案管理机制,比如出现了类似的情况该谁负责等等;第三,档案制度缺失,不同的部门对档案的认识不一样,有的是从网络看来的整理方法,有的是自己摸索的办法,这些种种不规范造成了管理的弊端,随着公司档案资料的增多,管理会变得越来越难,类似的情况也会更多、更常见。

(3)档案意识薄弱,收集难度大

公司员工对档案的意识薄弱,造成对档案重视不够,收集难度大。调研过程中,很多部门的档案管理人员不愿意上交档案,有的由于档案利用频繁,有的觉得档案不规范,怕上交难找。这些原因都是由于对档案管理认识不足,真正的档案管理体系这些问题都可以合理设计。档案是公司无形的资产,由于很多部门不愿意上交档案,必会由于管理不规范、个人离职、疏忽大意等因素造成档案泄密或遗失。随着公司不断的发展,由于没有规范的档案制度管理和规范,必会给公司添加很多不可控的风险。

(4)档案库房不能满足实际需求

档案库房较小,档案柜不够用影响档案的存储和保管。

 

(5)缺少档案软件

公司缺少一款规范的档案管理软件。在调研工程管理部的时候,部门负责人不是很愿意让查看档案情况,主要原因有:第一,担心档案统一管理之后,不便于利用;第二,可能会存在档案不健全的情况;第三,档案管理不规范。现阶段较急迫的问题是,规范档案管理机制(制度),建立高效科学的档案管理软件平台,提高档案管理人员各种档案盲区的认识,使档案管理服务于公司经营活动,健全各种管理流程及规范,减少由于自身管理不规范而造成的损失。





档案管理流程


档案管理流程的建立,主要通过对档案管理机制、制度、操作等进行流程化梳理,便于各级人员操作和利用。

1.主要内容

☑ 档案管理机制流程

☑ 档案制度落实流程

☑ 档案收集、整理、保管、利用等操作流程

2.案例解析

以下是某公司的档案查借阅流程图

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3.哪些情况需要建立流程图

☑ 已有档案管理制度

☑ 公司有流程管理的基础

☑ 公司的执行力没有问题





档案指导


档案实际操作指导:包括档案分类、排序、装订、盖章、打码、录入等具体操作工作的指导;

档案管理指导:对档案管理现状进行梳理,提出问题,解决问题。


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档案管理体系


档案管理体系,包括具有科学、健全的档案管理制度;完善的档案管理架构;专业档案管理人员;档案整理达到标准要求;档案硬件设施达到标准要求;达到一定的信息化水平,具有信息化管理平台;具有科学、长远的档案规划。

1.依据

(1)法律依据:《中华人民共和国档案法》

(2)行政法规:《中华人民共和国档案法实施办法》

(3)强制性标准:《档案馆建筑设计规范》、《档案馆建设标准》

(4)国家标准:

《档案著录规则》(GB/T 3792.5—1985);《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822—2008);《照片档案管理规范》(GB/T 11821—2002)

(5)行业标准:

《归档文件整理规则》(DA/T22-2000);《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号);《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005);电子《文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002);《档号编制规则》(DA/T 13-1994);《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T 15-1995);《档案著录规则》(DA/T 18-1999);《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002);《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005);《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)

 

 

2.主要内容

(1)档案管理制度

(2)档案管理流程

(3)档案培训

(4)档案室建设方案

(5)中长期档案管理规划